Privacyreglement

Privacyreglement Mobility Backoffice 2017

Onderdeel 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begrippen
In dit reglement wordt bij en in aanvulling op de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) verstaan onder:
• De wet: de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp);
• Mobility Backoffice BV: Serviceprovider ten behoeve van registratie, monitoring en administratie van projecten en programma's op
het gebied van duurzame mobiliteit, gevestigd te Huizen en kantoorhoudend te Amsterdam aan het adres H.J.E. Wenckebachweg
200;
• Het reglement: dit reglement, inclusief bijlagen;
• Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
• Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in
ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door
middel van doorzending, verspreiden of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband
brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen van gegevens;
• Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op
een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende
personen;
• Verantwoordelijke: Mobility Backoffice BV;
• Bewerker: degene die ten behoeve van de Verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn
onderworpen;
• Personeel: personen in dienst van of werkzaam ten behoeve van Verantwoordelijke;
• Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
• Beheerder: degene die onder verantwoordelijkheid van Verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de verwerking van
persoonsgegevens, van de juistheid van de ingevoerde gegevens, alsmede voor het bewaren, verwijderen en verstrekken van
gegevens;
• Gebruiker: degene die onder verantwoordelijkheid van de beheerder bevoegd is persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te
verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de verwerking kennis te nemen;
• Afnemer: de instelling, organisatie of onderneming waarmee Mobility Backoffice een overeenkomst van dienstverlening heeft
gesloten;
• Smartphone app: de meertalige IOS of Androidapplicatie die volledig automatisch en op de achtergrond reis- en ritgegevens van
Betrokkene verzamelt, gps- en snelheidsdata converteert naar bruikbare informatie, deze weergeeft in de app en in een webbrowser
en de communicatie faciliteert tussen Betrokkene en Verantwoordelijke.
• OV-kaart; acceptatiedrager van het type Zichtkaart, in ieder geval te gebruiken als toegangs- en vervoerbewijs. Daarnaast kunnen ook
andere diensten en producten worden ontsloten met dit type kaart.
• OV-chipkaart: acceptatiedrager van het type Chipkaart, die voldoet aan de specificaties zoals vermeld in de SDOA (Specificatie
Document Open Architectuur), te gebruiken in het Openbaar Vervoer als betaalmiddel en als toegangs-, en vervoerbewijs. Hierop
kunnen Saldo en eventueel een of meerdere Producten in de OV-applicatie en daarnaast ook andere applicaties worden opgeslagen.
• Deelnemer: de door Afnemer aangewezen gebruiker van de Smartphone app en/of houder van een (gepersonaliseerde) OV-
(Chip)kaart;
• Overeenkomst van dienstverlening: de tussen Mobility Backoffice en Afnemer gesloten overeenkomst betreffende het faciliteren van
huidige en toekomstige Deelnemers voor gebruikmaking van de faciliteiten van Mobility Backoffice;
• Technische werkzaamheden: werkzaamheden die verband houden met onderhoud en reparatie van apparatuur en programmatuur;
• Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.

Artikel 2 Reikwijdte
Dit reglement is van toepassing op alle geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens van personen die door Afnemer binnen de
overeenkomst van dienstverlening worden aangewezen als Deelnemer, alsmede op de daaraan ten grondslag liggende
gegevens/documenten die in een bestand zijn opgenomen.

Artikel 3 Beheer van persoonsgegevens
Per afzonderlijke verwerking of samenhangende verwerking is in de bijlage aangegeven wie de Verantwoordelijke is, wie de beheerder en –
indien van toepassing – wie de Verantwoordelijke.

Onderdeel 2 DOELBINDING

Artikel 4 Doelstelling van de verwerking
Per afzonderlijke verwerking of samenhangende verwerking is in de bijlage het doel dan wel het samenhangend doel geformuleerd.

Artikel 5 Rechtmatige grondslag voor verwerking
De rechtmatige grondslag voor de verwerking is gelegen in a ) de uitvoering van de overeenkomst van dienstverlening tussen Mobility
Backoffice en Afnemer en b ) de ondubbelzinnige toestemming die de Betrokkene aan Mobility Backoffice rechtstreeks dan wel via
Afnemer aan Mobility Backoffice heeft verleend.

Artikel 6 Categorieën van personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt
Per afzonderlijke verwerking of samenhangende verwerkingen is in de bijlage aangegeven van welke categorieën van personen
persoonsgegevens worden verwerkt.
Privacyreglement Mobility Backoffice 2017 2

Artikel 7 Soorten van opgenomen persoonsgegevens en de wijze van verkrijging
1. Per afzonderlijke verwerking of samenhangende verwerkingen is in de bijlage aangegeven welke soorten van persoonsgegevens ten
hoogste worden verwerkt en op welke wijze deze gegevens worden verkregen.
2. Persoonsgegevens worden zo veel mogelijk verzameld bij de Betrokkene zelf.
3. Persoonsgegevens worden niet verzameld bij derden zonder ondubbelzinnige toestemming van Betrokkene.
4. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de Wet op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
5. De Beheerder treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens.
Artikel 8 Verwijdering van opgenomen persoonsgegevens
1. Persoonsgegevens die niet langer voor het doel noodzakelijk zijn, worden zo spoedig mogelijk verwijderd.
2. Na beëindiging van de overeenkomst tot dienstverlening worden de gegevens van Pashouders maximaal zeven (7) jaar bewaard,
tenzij de gegevens in verband met wettelijke verplichtingen langer bewaard moeten blijven.
3. Verwijdering impliceert vernietiging of een zodanige bewerking dat het niet meer mogelijk is om de persoon te identificeren.

Onderdeel 3 RECHTSTREEKSE TOEGANG TOT EN VERSTREKKING VAN PERSOONSGEGEVENS

Artikel 9 Rechtstreekse toegang tot persoonsgegevens
1. Uitsluitend de Beheerder en de door de Beheerder aangewezen Gebruikers hebben, met het oog op de dagelijkse zorg voor het goed
functioneren van de verwerking, rechtstreekse toegang tot Persoonsgegevens.
2. De personen, bedoeld onder lid 1, voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht
geldt, zijn verplicht tot geheimhouding van de Persoonsgegevens, waarvan zij kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijk
voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

Artikel 10 Technische werkzaamheden
Personen die belast zijn met de uitvoering van technische werkzaamheden zijn gehouden tot geheimhouding van alle Persoonsgegevens
waarvan zij kennis hebben kunnen nemen.

Artikel 11 Verstrekking van Persoonsgegevens
1. Per afzonderlijke verwerking of samenhangende verwerkingen is in de bijlage aangegeven aan welke personen binnen en buiten de
organisatie welke Persoonsgegevens kunnen worden verstrekt, gelet op het doel en de grondslag van de verwerking.
2. De Verantwoordelijke informeert derden, die op vastgestelde wijze bepaalde Persoonsgegevens verwerken, over de daaraan gestelde
voorwaarden en beperkingen. De Verantwoordelijke is aansprakelijk voor de schade die de Betrokkene lijdt door onrechtmatig
gebruik door derden van door de Verantwoordelijk rechtmatig aan die derden verstrekte Persoonsgegevens, tenzij de schade niet aan
de Verantwoordelijke kan worden toegerekend.

Artikel 12 Verdere verwerking van Persoonsgegevens
1. De te verwerken Persoonsgegevens worden slechts verder verwerkt op een wijze die niet onverenigbaar is met het doel waarvoor ze
zijn verkregen. Daarbij wordt tenminste rekening gehouden met de verwantschap van de doelen, de aard van de gegevens, de
gevolgen van de verdere verwerking voor Betrokkene, de wijze waarop de gegevens zijn verkregen en de waarborgen ter
bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
2. Persoonsgegevens mogen verder worden verwerkt wanneer dat noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan
de Verantwoordelijke onderworpen is of wanneer dat geschiedt met ondubbelzinnige toestemming van de Betrokkene.

Onderdeel 4 PLICHTEN VAN VERANTWOORDELIJKE, BEHEERDER EN VERWERKER

Artikel 13 Beveiliging
1. De Verantwoordelijke stelt in een beveiligingsplan richtlijnen op voor de technische en organisatorische beveiliging van de verwerking
van Persoonsgegevens. De Verantwoordelijke doet het vastgestelde beveiligingsplan toekomen aan de Beheerder. De Beheerder
verwerkt overeenkomstig de richtlijnen van dit plan.
2. Indien gebruik wordt gemaakt van de diensten van een Bewerker, legt de Verantwoordelijke de wederzijdse verplichtingen met
betrekking tot de omgang met Persoonsgegevens schriftelijk in een overeenkomst met die Bewerker vast. De Bewerker verwerkt
overeenkomstig diens overeengekomen verplichtingen.

Artikel 14 Informatieplicht
1. Indien de Verantwoordelijke Persoonsgegevens verkrijgt bij Betrokkene zelf, deelt hij Betrokkene vóór het moment van verkrijging
zijn identiteit mee alsmede het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de Betrokkene hiervan reeds op de
hoogte is.
2. Indien de Verantwoordelijke Persoonsgegevens verkrijgt van een derde of door observatie van Betrokkene, deelt de
Verantwoordelijke de Betrokkene op het moment van vastlegging zijn identiteit mee alsmede het doel van de verwerking waarvoor
de gegevens zijn bestemd.
3. De Verantwoordelijke verstrek de in de leden 1 en 2 bedoelde informatie op een zodanige wijze dat de Betrokkene er daadwerkelijk
de beschikking over krijgt.

Onderdeel 5 RECHTEN VAN DE BETROKKENE

Artikel 15 Algemeen
1. Iedere Betrokkene heeft recht op informatie, inzage en correctie alsmede recht van verzet, zoals geformuleerd in de volgende
artikelen van dit onderdeel. Het uitoefenen van rechten kan geschieden met inachtneming van het navolgende.
2. Aan het uitoefenen van rechten zijn voor de Betrokkene geen kosten verbonden.
3. Betrokkene kan zich bij uitoefening van die rechten laten bijstaan.
4. De beheerder wijst Betrokkene op de mogelijkheden van rechtsbescherming en toezicht en de rol daarin van de Autoriteit
bescherming persoonsgegevens.

Artikel 16 Recht op informatie
De Verantwoordelijke informeert Betrokkene op diens verzoek tijdig en volledig over de doelen waarvoor en de manieren waarop
Persoonsgegevens van hem worden verwerkt, over de regels die daarvoor gelden, over de rechten die Betrokkene ten aanzien daarvan
heeft en hoe hij die kan uitoefenen. Daarbij wordt Betrokkene ook geïnformeerd over de plaats waar de documenten, waarin bedoelde
regels zijn opgenomen, kunnen worden ingezien dan wel opgevraagd.

Artikel 17 Recht op inzage
1. De Beheerder deelt eenieder op diens verzoek, zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek,
schriftelijk mee of hem betreffende Persoonsgegevens worden verwerkt.
2. Indien dat het geval is, verstrekt de Beheerder de verzoeker desgewenst, zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na
ontvangst van het verzoek, schriftelijk een volledig overzicht daarvan met informatie over het doel of de doelen van de
gegevensverwerking, de gegevens of categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft, de ontvangers of categorieën
van ontvangers van de gegevens alsmede de herkomst van de gegevens. Indien de verzoeker dat wenst, verstrekt de beheerder
tevens informatie over de systematiek van de geautomatiseerde gegevensverwerking.
3. De verzoeker heeft recht op een kopie van de gegevens die over hem zijn vastgelegd. Hij hoeft hiervoor niet te betalen.
4. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de Beheerder aan het verzoek in een andere dan schriftelijke vorm, die
aan dat belang is aangepast.
5. De Beheerder draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker.
6. De Beheerder kan weigeren aan een verzoek te voldoen, indien en voor zover dit noodzakelijk is in verband met:
• de opsporing van en vervolging van strafbare feiten;
• gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker, de Verantwoordelijke daaronder begrepen.

Artikel 18 Recht op correctie: verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming
1. Op schriftelijk verzoek van een Betrokkene gaat de Beheerder over tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming van de
met betrekking tot de verzoeker verwerkte Persoonsgegevens, indien en voor zover deze gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van
de verwerking onvolledig, niet ter zake dienend of bovenmatig zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden
verwerkt. Het verzoek behelst de aan te brengen wijzigingen.
2. De Beheerder deelt de verzoeker zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee
of hij daaraan voldoet. Indien hij daaraan niet of niet geheel wil voldoen, omkleedt hij dat met redenen.
3. De Beheerder draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming zo spoedig mogelijk
wordt uitgevoerd.
4. De Beheerder informeert in geval van verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming derden daarover en verzekert zich
ervan dat die derden hun bestanden dienovereenkomstig aanpassen. De Beheerder deelt de verzoeker mee aan welke derden hij die
informatie heeft verstrekt.

Artikel 19 Recht van verzet
1. Indien de rechtmatige grondslag voor een bepaalde verwerking is gelegen in het gerechtvaardigde belang van de Verantwoordelijke,
kan de Betrokkene bij de Beheerder te allen tijde bezwaar aantekenen tegen die verwerking in verband met zijn bijzondere
persoonlijke omstandigheden.
2. Binnen vier weken na ontvangst van het bezwaar beoordeelt de Verantwoordelijke of dit verzet gerechtvaardigd is.
3. De Beheerder beëindigt de verwerking terstond, indien de Verantwoordelijke het verzet gerechtvaardigd acht. Verzet tegen de
verwerking voor commerciële of charitatieve doelen is altijd gerechtvaardigd.

Artikel 20 Klachtenprocedure
1. Elke Betrokkene heeft het recht bij de Verantwoordelijke een klacht in te dienen
• tegen een beslissing op een verzoek als bedoeld in de artikelen 16, 17 en18;
• tegen een beslissing naar aanleiding van de aantekening van verzet als bedoeld in artikel 19;
• tegen de wijze waarop de Verantwoordelijke, de beheerder of de bewerker de in dit reglement opgenomen regels uitvoert.
2. De Verantwoordelijke reageert zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen zes weken na ontvangst, schriftelijk en met redenen
omkleed op de klacht.
3. Betrokkene kan zich bij de indiening en behandeling van zijn klacht laten bijstaan.
4. De Verantwoordelijke kan het advies van de Autoriteit bescherming persoonsgegevens inwinnen.
5. De Verantwoordelijke kan tot het oordeel komen dat de klacht onterecht is dan wel geheel of gedeeltelijk terecht.
6. Indien de Verantwoordelijke de klacht niet of slechts gedeeltelijk honoreert, kan de Betrokkene een klacht indienen bij de Autoriteit
bescherming persoonsgegevens. De Verantwoordelijke informeert de Betrokkene, wiens klacht hij niet of slechts gedeeltelijk
honoreert, over die mogelijkheid en over het adres van de Autoriteit.
7. Indien de Verantwoordelijke oordeelt dat de klacht geheel of gedeeltelijk terecht is, beslist hij om:
• (indien de klacht zich richt tegen een beslissing als bedoeld in lid 1 onder a.): het verzoek van Betrokkene alsnog geheel of
gedeeltelijk te honoreren;
• (indien de klacht zich richt tegen een beslissing als bedoeld in lid 1 onder b.): het verzet van Betrokkene alsnog te honoreren;
• (indien de klacht zich richt tegen de wijze van uitvoering als bedoeld in lid 1 onder c.): alsnog uitvoering te geven aan de in het
reglement opgenomen regels, hetgeen kan inhouden een handelen of een nalaten, waaronder begrepen een herstellen of een
stoppen;
• de schade die Betrokkene heeft geleden, waaronder eventuele immateriële schade, te vergoeden.
8. De Verantwoordelijke maakt zijn oordeel schriftelijk aan Betrokkene kenbaar.
9. Indien de Verantwoordelijke niet binnen zes weken na het indienen van de klacht reageert, kan Betrokkene een klacht indienen bij de
Autoriteit bescherming persoonsgegevens.

Artikel 21 Toezicht op de naleving
De Autoriteit bescherming persoonsgegevens is op grond van de wet bevoegd toe te zien op de naleving van de in dit reglement krachtens
de wet opgenomen bepalingen.

Onderdeel 7 OVERIGE BEPALINGEN

Artikel 22 Scholing
De Verantwoordelijke draagt zorg voor een regelmatige scholing van de Beheerder en de Gebruikers om te verzekeren dat ze de processen
van persoonsverwerking, de daarvoor geldende regels en hun eigen rol daarin begrijpen.

Artikel 23 Onvoorzien
In gevallen waarin het reglement niet voorziet beslist de Verantwoordelijke.

Artikel 24 Wijzigingen en aanvullingen
Wijzigingen in doel van de verwerking en in soort en inhoud, gebruik en wijze van verkrijging van de Persoonsgegevens dienen te leiden tot
wijziging van dit reglement.

Artikel 25 Inwerkingtreding en citeertitel
1. Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2017.
2. Dit reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement Mobility Backoffice 2017.